In der heutigen Zeit ermöglichen immer mehr Unternehmen ihren Mitarbeitern, aus dem Homeoffice zu arbeiten. Dank der modernen Telekommunikation lässt sich das Arbeiten von Zuhause auch einfach umsetzen. Um die Kommunikation im Home Office ideal gestalten und mit den Mitarbeitern in Verbindung bleiben zu können, bedarf es einer gewissen Ausstattung. Erfahren Sie in unserem Ratgeber mehr über das Telefonieren im Home Office und über die richtige technische Ausstattung.
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Ideal ausgestattet für das moderne Homeoffice
Um im Home Office genauso produktiv arbeiten zu können wie im Büro, ist nicht nur die richtige räumliche Einrichtung des heimischen Arbeitszimmers von Bedeutung. Notwendig ist im Home Office vor allem die richtige Ausstattung zur Kommunikation – das kann eine moderne VoIP-Telefonanlage mit passendem Headset, aber auch ein Diensthandy sein.
Nutzen Sie im Home Office ein Telefon, sollte dieses beim Einrichten stets von der hauseigenen Telefonanlage getrennt werden, um eine klare Unterscheidung zwischen Privatem und Beruf vorzunehmen. Richten Sie eine Rufumleitung von der eigentlichen Büronummer auf Ihre Telefonanlage im Homeoffice ein. Anstelle der Rufumleitung der Büronummer auf das Endgerät, das zuhause auf dem Schreibtisch liegt, kann das Telefon im Home Office mittels flexibler Voice-over-IP-Technik (VoIP) mit dem Internet verbunden werden.
Entscheidend ist auch das Internet im Home Office, denn unter einer langsamen Internetverbindung leidet z. B. auch die Bild- und Sprachqualität bei Videokonferenzen mit Kollegen, dem Teamleiter oder Kunden. Mit unserem schnellen Internet für das Saarland sind Sie ideal ausgerüstet und bereit für effektive Arbeitstage aus dem Homeoffice.
Videokonferenzen im Home Office
Ebenso wie im Büro sind im Homeoffice Arbeitgeber und Arbeitnehmer voneinander abhängig. Aufgrund der Entfernung können auftretende Fragen des Arbeitnehmers jedoch nicht umgehend geklärt werden. Um Unklarheiten, Probleme oder generelle Abläufe zu besprechen, wird dazu auch im Home Office oft für einen Anruf zum Telefon gegriffen oder direkt in einer persönlichen Videokonferenz mit den Kollegen über die Lösung diskutiert.
In der Vorbereitung muss dazu für Videokonferenzen ein geeignetes Tool unter den Kollegen ausgewählt werden. Eine Vielzahl von Anbietern, beispielsweise Zoom und Skype, stellen unterschiedliche Lösungen und Funktionen zur Auswahl. Bei der Entscheidung für die richtige Anwendung sollte darauf geachtet werden, wie einfach die Einrichtung auf den Endgeräten der Mitarbeiter abläuft und ob das Videokonferenz-Tool den Datenschutzverordnungen des Unternehmens entspricht. Des Weiteren sollte das Tool eine Ende-zu-Ende Verschlüsselung enthalten und es sollten nur Teilnehmer beitreten dürfen, die eine Einladung zur Videokonferenz erhalten haben. Außerdem darf ohne die Genehmigung der anderen Teilnehmer keine Aufzeichnung der Kommunikation per Video im Home Office stattfinden.
Tipps zur erfolgreichen Videokonferenz im Home Office
Arbeitnehmer, die häufiger im Homeoffice arbeiten, kennen das: Wenn Firmen- oder wichtige Kundengespräche anstehen, müssen für einen reibungslosen Ablauf Vorkehrungen getroffen werden. Im Homeoffice sollte man sich daher sowohl für eine Telefonkonferenz als auch für eine Videokonferenz jederzeit entsprechend vorbereiten.
Ihnen entstehen durch die Kommunikation im Home Office Mehrkosten?
Kosten, die entstanden sind, um das Home Office einzurichten, Miete oder Strom für den Arbeitsplatz zuhause sind steuerlich absetzbar, wenn bestimmte Voraussetzungen erfüllt sind. Auch Handykosten und die monatliche Telefonrechnung sowie Internetkosten gehören zu den absetzbaren Posten. Mehr über die Voraussetzungen für einen Steuervorteil erfahren Sie in unserem Ratgeberartikel „Homeoffice Steuern“. energis berät Sie zu vielen Themen rund um die Arbeit aus dem Homeoffice.
